Benutzerdefinierte Domain-E-Mail: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Eine benutzerdefinierte E-Mail-Adresse mit Ihrer eigenen Domain verleiht Ihrer Kommunikation Professionalität und stärkt das Vertrauen bei Kunden und Geschäftspartnern. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie Schritt für Schritt eine solche E-Mail-Adresse einrichten und welche Vorteile sie bietet.

Wichtige Erkenntnisse

• Professionelles Auftreten: Eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain wirkt seriöser als generische Adressen.
• Markenidentität stärken: Ihre Domain spiegelt Ihre Marke wider und erhöht den Wiedererkennungswert.
• Flexibilität und Kontrolle: Sie können mehrere E-Mail-Adressen für verschiedene Zwecke oder Abteilungen erstellen.
• Sicherheit und Datenschutz: Eigene Domains ermöglichen bessere Sicherheitsmaßnahmen und Datenschutzkontrollen.
• Einhaltung von Datenschutzvorschriften: Benutzerdefinierte Domains unterstützen die Einhaltung von DSGVO und anderen Datenschutzgesetzen.

Warum eine benutzerdefinierte E-Mail-Adresse für Ihr Unternehmen unerlässlich ist

Eine benutzerdefinierte E-Mail-Adresse, die auf Ihrer eigenen Domain basiert, bietet Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile und ist daher unerlässlich für einen professionellen Auftritt.

Erhöhte Glaubwürdigkeit und Professionalität

Eine E-Mail-Adresse wie info@ihrunternehmen.de vermittelt Seriosität und stärkt das Vertrauen bei Kunden und Geschäftspartnern. Im Gegensatz dazu können generische Adressen von Freemail-Anbietern weniger professionell wirken.

Stärkung der Markenidentität

Durch die Verwendung Ihrer eigenen Domain in der E-Mail-Adresse wird Ihre Marke bei jeder Kommunikation präsent. Dies fördert die Wiedererkennung und Konsistenz Ihrer Unternehmensidentität.

Bessere Kontrolle und Sicherheit

Mit einer benutzerdefinierten E-Mail-Domain haben Sie die Kontrolle über Ihre E-Mail-Konten und können Sicherheitsmaßnahmen individuell anpassen. Dies reduziert das Risiko von Phishing-Angriffen und erhöht den Datenschutz.

Flexibilität und Skalierbarkeit

Sie können problemlos E-Mail-Adressen für verschiedene Abteilungen oder Mitarbeiter erstellen, wie z.B. vertrieb@ihrunternehmen.de oder support@ihrunternehmen.de. Dies erleichtert die interne Organisation und wächst mit Ihrem Unternehmen.

Verbesserte Zustellbarkeit von E-Mails

E-Mails von benutzerdefinierten Domains werden seltener als Spam markiert, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Ihre Nachrichten im Posteingang des Empfängers landen.

Die Investition in eine benutzerdefinierte E-Mail-Adresse ist somit ein wichtiger Schritt, um die Professionalität, Sicherheit und Effizienz Ihrer Unternehmenskommunikation zu steigern.

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Schritt-für-Schritt-Anleitung: So erstellen Sie eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain

Um eine E-Mail-Adresse mit Ihrer eigenen Domain zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Domain registrieren: Wählen Sie einen Domain-Namen, der Ihre Marke oder Ihren Namen widerspiegelt, und registrieren Sie ihn bei einem Domain-Registrar Ihrer Wahl.

2. E-Mail-Hosting-Anbieter auswählen: Entscheiden Sie sich für einen Anbieter, der E-Mail-Hosting für Ihre Domain anbietet. Einige Anbieter ermöglichen es Ihnen, die Domain direkt bei ihnen zu registrieren und E-Mail-Adressen einzurichten.

3. E-Mail-Konten einrichten: Erstellen Sie individuelle E-Mail-Adressen für sich und Ihr Team, z. B. vorname@ihredomain.com oder info@ihredomain.com.

4. DNS-Einträge konfigurieren: Passen Sie die DNS-Einstellungen Ihrer Domain an, um den E-Mail-Verkehr korrekt zu leiten. Dazu gehören insbesondere die MX-Einträge, die auf die Mailserver Ihres E-Mail-Hosting-Anbieters verweisen.

5. E-Mail-Authentifizierungsprotokolle einrichten: Implementieren Sie Sicherheitsmaßnahmen wie SPF, DKIM und DMARC, um die Authentizität Ihrer E-Mails zu gewährleisten und Ihre Domain vor Missbrauch zu schützen.

6. E-Mail-Client konfigurieren: Richten Sie Ihren bevorzugten E-Mail-Client (z. B. Outlook, Thunderbird) oder Webmail-Dienst ein, um E-Mails zu senden und zu empfangen.

Durch die Verwendung einer eigenen E-Mail-Domain steigern Sie die Professionalität Ihrer Kommunikation und stärken das Vertrauen Ihrer Empfänger.

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Auswahl des richtigen E-Mail-Hosting-Anbieters für Ihre Domain

Die Auswahl des passenden E-Mail-Hosting-Anbieters für Ihre Domain ist entscheidend für eine professionelle und zuverlässige Kommunikation. Bei der Entscheidung sollten Sie folgende Aspekte berücksichtigen:

• Speicherplatz: Stellen Sie sicher, dass der Anbieter ausreichend Speicher für Ihre E-Mails, Kontakte und Kalender bereitstellt.

• Sicherheit: Achten Sie auf integrierte Sicherheitsfunktionen wie Spam- und Virenschutz sowie SSL-Verschlüsselung, um Ihre Daten zu schützen.

• Synchronisation: Der Dienst sollte eine geräteübergreifende Synchronisation ermöglichen, sodass Sie von verschiedenen Geräten aus auf Ihre E-Mails zugreifen können.

• Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Benutzeroberfläche und einfacher Zugriff auf Webmail sind für den täglichen Gebrauch wichtig.

• Support: Ein zuverlässiger Kundensupport, idealerweise rund um die Uhr, kann bei Problemen oder Fragen hilfreich sein.

Ein Beispiel für einen E-Mail-Hosting-Anbieter ist IONOS, der verschiedene Pakete anbietet, die eine eigene Domain, werbefreie E-Mails, Spam-Filter und geräteübergreifende Synchronisation umfassen.

Ein weiterer Anbieter ist Zoho Mail, der benutzerdefinierte E-Mail-Adressen mit Ihrer Domain ermöglicht und Funktionen wie mehrere E-Mail-Konten, Zusammenarbeitstools und Datenschutz bietet.

Vergleichen Sie die Angebote verschiedener Anbieter hinsichtlich Preis, Funktionen und Vertragsbedingungen, um den Dienst zu finden, der am besten zu Ihren Anforderungen passt.

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Sicherheitsmaßnahmen: Schützen Sie Ihre benutzerdefinierte E-Mail-Adresse vor Spam und Phishing

Um Ihre benutzerdefinierte E-Mail-Adresse effektiv vor Spam und Phishing zu schützen, sollten Sie eine Kombination aus technischen Maßnahmen und bewährten Sicherheitspraktiken implementieren.

E-Mail-Authentifizierungsprotokolle einrichten:

• Sender Policy Framework (SPF): Definiert, welche Mailserver berechtigt sind, E-Mails im Namen Ihrer Domain zu versenden. Dies hilft, das Fälschen von Absenderadressen zu verhindern.

• DomainKeys Identified Mail (DKIM): Fügt Ihren E-Mails eine digitale Signatur hinzu, die es dem Empfänger ermöglicht, die Authentizität der Nachricht zu überprüfen und sicherzustellen, dass der Inhalt während der Übertragung nicht verändert wurde.

• Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance (DMARC): Ermöglicht es Domaininhabern, festzulegen, wie E-Mails behandelt werden sollen, die die SPF- und DKIM-Prüfungen nicht bestehen.

Starke Passwörter und Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA):

• Starke Passwörter: Verwenden Sie komplexe, einzigartige Passwörter für Ihr E-Mail-Konto und ändern Sie diese regelmäßig.

• 2FA aktivieren: Erhöhen Sie die Sicherheit Ihres Kontos, indem Sie neben dem Passwort eine zweite Verifizierungsmethode, wie einen SMS-Code oder eine Authentifizierungs-App, nutzen.

Regelmäßige Software-Updates:

• Halten Sie Ihre E-Mail-Software und Sicherheitsanwendungen stets auf dem neuesten Stand, um bekannte Sicherheitslücken zu schließen und Schutz vor aktuellen Bedrohungen zu gewährleisten.

Mitarbeiterschulungen und Sensibilisierung:

• Führen Sie regelmäßige Schulungen durch, um Mitarbeiter für die Risiken von Spam und Phishing zu sensibilisieren und ihnen beizubringen, verdächtige E-Mails zu erkennen und angemessen darauf zu reagieren.

Verwendung von Spam-Filtern und Antiviren-Software:

• Implementieren Sie leistungsfähige Spam-Filter und Antiviren-Programme, um schädliche E-Mails automatisch zu erkennen und zu blockieren.

Vorsichtiger Umgang mit E-Mail-Adressen:

• Vermeiden Sie es, Ihre E-Mail-Adresse im Klartext auf öffentlich zugänglichen Webseiten zu veröffentlichen. Nutzen Sie stattdessen Kontaktformulare oder verschleiern Sie die Adresse, um das automatische Auslesen durch Spam-Bots zu erschweren.

Durch die Kombination dieser Maßnahmen können Sie die Sicherheit Ihrer benutzerdefinierten E-Mail-Adresse erheblich erhöhen und sich effektiv vor Spam und Phishing-Angriffen schützen.

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Häufige Fehler beim Einrichten einer benutzerdefinierten E-Mail-Adresse und wie Sie diese vermeiden

Beim Einrichten einer benutzerdefinierten E-Mail-Adresse können verschiedene Fehler auftreten, die die Funktionalität und Professionalität Ihrer Kommunikation beeinträchtigen. Im Folgenden werden häufige Fehler und deren Vermeidung erläutert.

1. Unzureichende E-Mail-Authentifizierung

Ohne geeignete Authentifizierungsmaßnahmen wie SPF, DKIM und DMARC können E-Mails als Spam eingestuft oder blockiert werden.

Lösung: Implementieren Sie diese Authentifizierungsprotokolle, um die Legitimität Ihrer E-Mails sicherzustellen und die Zustellbarkeit zu verbessern.

2. Verwendung von kostenlosen Domain-Adressen

Die Nutzung von E-Mail-Adressen mit kostenlosen Domains (z. B. @gmail.com) für geschäftliche Zwecke kann unprofessionell wirken und die Glaubwürdigkeit mindern.

Lösung: Erstellen Sie E-Mail-Adressen mit Ihrer eigenen Domain (z. B. [email protected]), um Professionalität und Markenidentität zu stärken.

3. Unklare oder spammige Betreffzeilen

Betreffzeilen, die unklar formuliert sind oder wie Spam wirken, können dazu führen, dass E-Mails ignoriert oder als unerwünscht markiert werden.

Lösung: Verwenden Sie präzise und informative Betreffzeilen, die den Inhalt der E-Mail widerspiegeln und den Empfänger zum Öffnen animieren.

4. Fehlende oder unprofessionelle E-Mail-Abschlüsse

Ein unpassender oder fehlender Abschluss kann unhöflich wirken und den professionellen Eindruck mindern.

Lösung: Beenden Sie Ihre E-Mails mit einer angemessenen Grußformel und einer Signatur, die Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten enthält.

5. Falsche Verwendung von CC und BCC

Unbedachte Nutzung von CC (Carbon Copy) und BCC (Blind Carbon Copy) kann zu Datenschutzproblemen führen oder den Empfänger verwirren.

Lösung: Verwenden Sie CC, wenn alle Empfänger wissen sollen, wer die E-Mail ebenfalls erhält. Nutzen Sie BCC, um E-Mail-Adressen zu verbergen, insbesondere bei großen Empfängerlisten.

6. Vergessene Anhänge

Das Vergessen von angekündigten Anhängen kann unprofessionell wirken und den Kommunikationsfluss stören.

Lösung: Gewöhnen Sie sich an, Anhänge direkt hinzuzufügen, bevor Sie mit dem Schreiben der E-Mail beginnen, oder überprüfen Sie vor dem Senden, ob alle erwähnten Anhänge beigefügt sind.

7. Zu große Dateianhänge

Große Anhänge können das Postfach des Empfängers überlasten oder technische Probleme verursachen.

Lösung: Nutzen Sie Cloud-Dienste wie Google Drive oder Dropbox, um große Dateien zu teilen, und fügen Sie den Freigabelink in die E-Mail ein.

8. Rechtschreib- und Grammatikfehler

Fehler in Rechtschreibung und Grammatik können unprofessionell wirken und Missverständnisse verursachen.

Lösung: Verwenden Sie Rechtschreib- und Grammatikprüfungs-Tools, um Ihre E-Mails vor dem Versand zu überprüfen.

9. Fehlende Mobiloptimierung

Da viele Nutzer E-Mails auf mobilen Geräten lesen, kann eine fehlende Optimierung die Lesbarkeit beeinträchtigen.

Lösung: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails responsive gestaltet sind und auf verschiedenen Geräten gut lesbar sind.

10. Keine Abmeldeoption in Newslettern

Das Fehlen einer Abmeldeoption in Newslettern kann rechtliche Konsequenzen haben und den Empfänger verärgern.

Lösung: Bieten Sie in jeder Newsletter-E-Mail eine klare und einfache Möglichkeit zur Abmeldung an.

Durch die Beachtung dieser Punkte können Sie häufige Fehler beim Einrichten und Versenden von E-Mails vermeiden und eine professionelle Kommunikation sicherstellen.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Welche Vorteile bietet eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain gegenüber kostenlosen Anbietern?

Eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain bietet gegenüber kostenlosen Anbietern mehrere Vorteile:

1. Professionelles Erscheinungsbild: Eine personalisierte E-Mail-Adresse wie vorname@meinefirma.de wirkt seriöser und vertrauenswürdiger als generische Adressen von Freemail-Anbietern.

2. Unabhängigkeit und Kontrolle: Mit einer eigenen Domain behalten Sie die Kontrolle über Ihre E-Mail-Adressen und sind nicht von den Entscheidungen oder Änderungen eines Drittanbieters abhängig.

3. Sicherheit und Datenschutz: Eigene Domains ermöglichen die Implementierung moderner Sicherheitsstandards wie SPF, DKIM und DMARC, die den Schutz vor Phishing und Spam erhöhen.

4. Lebenslange Verfügbarkeit: Ihre E-Mail-Adresse bleibt unabhängig von Anbieterwechseln oder Dienständerungen dauerhaft verfügbar.

5. Personalisierung und Flexibilität: Sie können individuelle E-Mail-Adressen für verschiedene Zwecke erstellen, z. B. info@meinefirma.de oder support@meinefirma.de, was die Organisation und Kommunikation erleichtert.

6. Werbefreiheit: Eigene E-Mail-Domains sind in der Regel frei von Werbung, die bei kostenlosen Anbietern häufig in E-Mails eingebunden wird.

7. Markenstärkung: Eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain fördert den Wiedererkennungswert und stärkt die Markenidentität Ihres Unternehmens.

Durch diese Vorteile verbessert eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain sowohl die Professionalität als auch die Sicherheit und Flexibilität Ihrer Kommunikation.

Wie registriere ich eine eigene Domain für meine E-Mail-Adresse?

Um eine eigene Domain für Ihre E-Mail-Adresse zu registrieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Domain auswählen und registrieren: Wählen Sie einen prägnanten und einprägsamen Domain-Namen, der Ihre Marke oder Ihren Namen widerspiegelt. Überprüfen Sie die Verfügbarkeit der gewünschten Domain bei einem Domain-Registrar und registrieren Sie sie.

2. E-Mail-Hosting-Anbieter wählen: Entscheiden Sie sich für einen E-Mail-Hosting-Anbieter, der die Nutzung eigener Domains unterstützt. Achten Sie auf Funktionen wie ausreichenden Speicherplatz, Spam- und Virenschutz sowie die Unterstützung von Protokollen wie IMAP und POP3.

3. Domain mit E-Mail-Hosting verbinden: Nach der Registrierung müssen Sie Ihre Domain mit dem E-Mail-Hosting-Dienst verbinden. Dies erfolgt durch das Anpassen der DNS-Einstellungen Ihrer Domain, insbesondere der MX-Records, um den E-Mail-Verkehr korrekt zu leiten.

4. E-Mail-Konten einrichten: Erstellen Sie individuelle E-Mail-Adressen unter Ihrer neuen Domain, z. B. info@ihredomain.de oder vorname@ihredomain.de.

5. Sicherheitsmaßnahmen implementieren: Richten Sie Sicherheitsprotokolle wie SPF, DKIM und DMARC ein, um die Authentizität Ihrer E-Mails zu gewährleisten und Missbrauch zu verhindern.

Die Kosten für die Domain-Registrierung variieren je nach Anbieter und Domain-Endung, liegen jedoch meist zwischen 5 und 15 € pro Jahr. Zusätzlich fallen Gebühren für das E-Mail-Hosting an, die je nach Leistungsumfang unterschiedlich sind.

Durch die Verwendung einer eigenen E-Mail-Domain steigern Sie die Professionalität Ihrer Kommunikation und stärken das Vertrauen Ihrer Empfänger.

Kann ich mehrere E-Mail-Adressen unter einer Domain erstellen?

Ja, Sie können mehrere E-Mail-Adressen unter einer einzigen Domain erstellen. Dies ermöglicht es Ihnen, für verschiedene Abteilungen, Teams oder Personen individuelle E-Mail-Adressen wie info@ihredomain.com oder support@ihredomain.com einzurichten. Die genaue Anzahl der möglichen E-Mail-Adressen hängt vom jeweiligen E-Mail-Hosting-Anbieter und dem gewählten Tarif ab. Beispielsweise erlaubt Zoho Mail im kostenlosen Tarif bis zu fünf benutzerdefinierte E-Mail-Adressen pro Domain, während kostenpflichtige Tarife eine größere Anzahl unterstützen. Bei WEB.DE können Sie mit dem "Domain & Mail"-Angebot bis zu 500 E-Mail-Adressen für eine registrierte Domain anlegen. Es ist ratsam, die spezifischen Angebote und Tarife der Anbieter zu prüfen, um den für Ihre Bedürfnisse passenden Plan zu wählen.

Welche Sicherheitsmaßnahmen sollte ich für meine benutzerdefinierte E-Mail-Adresse implementieren?

Um die Sicherheit Ihrer benutzerdefinierten E-Mail-Adresse zu gewährleisten, sollten Sie folgende Maßnahmen implementieren:

1. E-Mail-Authentifizierungsprotokolle einrichten: Implementieren Sie SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) und DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance), um Ihre Domain vor Spoofing zu schützen und die Zustellbarkeit zu verbessern.

2. Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktivieren: Fügen Sie Ihrem E-Mail-Konto eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu, indem Sie 2FA verwenden. Selbst wenn jemand Ihr Passwort kennt, benötigt er den zweiten Faktor, um Zugriff zu erhalten.

3. Starke, einzigartige Passwörter verwenden: Erstellen Sie für jedes Konto ein einzigartiges Passwort, das eine Kombination aus Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen enthält. Vermeiden Sie die Wiederverwendung von Passwörtern über verschiedene Konten hinweg.

4. Regelmäßige Software-Updates durchführen: Halten Sie Ihr Betriebssystem, Ihren E-Mail-Client und andere relevante Software stets auf dem neuesten Stand, um Sicherheitslücken zu schließen und Schutz vor bekannten Bedrohungen zu gewährleisten.

5. Vorsicht bei E-Mail-Anhängen und Links walten lassen: Öffnen Sie keine Anhänge oder klicken Sie nicht auf Links in E-Mails von unbekannten oder verdächtigen Absendern, um das Risiko von Malware-Infektionen und Phishing-Angriffen zu minimieren.

6. E-Mail-Verschlüsselung nutzen: Verwenden Sie Verschlüsselungstechnologien wie OpenPGP oder S/MIME, um den Inhalt Ihrer E-Mails zu schützen und sicherzustellen, dass nur der beabsichtigte Empfänger sie lesen kann.

7. Mitarbeiterschulungen durchführen: Sensibilisieren Sie sich und Ihre Mitarbeiter regelmäßig für E-Mail-Sicherheitsrisiken und schulen Sie sie im Erkennen von Phishing-Versuchen und anderen Bedrohungen.

8. Antiviren- und Anti-Malware-Software einsetzen: Installieren Sie zuverlässige Sicherheitssoftware, die E-Mails auf schädliche Inhalte scannt und Ihr System vor Bedrohungen schützt.

9. E-Mail-Adressen nicht öffentlich teilen: Vermeiden Sie es, Ihre E-Mail-Adresse auf öffentlichen Plattformen zu veröffentlichen, um das Risiko von Spam und gezielten Angriffen zu reduzieren.

10. Regelmäßige Backups erstellen: Sichern Sie regelmäßig Ihre E-Mails und wichtigen Daten, um im Falle eines Sicherheitsvorfalls oder Datenverlusts eine Wiederherstellung zu ermöglichen.

Durch die Umsetzung dieser Maßnahmen erhöhen Sie die Sicherheit Ihrer benutzerdefinierten E-Mail-Adresse erheblich und schützen sich vor potenziellen Bedrohungen.

Wie beeinflusst eine benutzerdefinierte E-Mail-Adresse die Einhaltung der DSGVO?

Die Verwendung einer benutzerdefinierten E-Mail-Adresse kann die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auf verschiedene Weise beeinflussen:

1. Verarbeitung personenbezogener Daten:
E-Mail-Adressen gelten als personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO, da sie zur Identifizierung einer Person verwendet werden können. Daher müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Verarbeitung solcher Daten rechtmäßig, transparent und zweckgebunden erfolgt.

2. Sicherheit und Verschlüsselung:
Bei der Nutzung benutzerdefinierter E-Mail-Adressen ist es wichtig, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten zu implementieren. Die DSGVO empfiehlt die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von E-Mails, um die Vertraulichkeit und Integrität der übermittelten Informationen zu gewährleisten.

3. Nutzung privater E-Mail-Adressen für dienstliche Zwecke:
Die Weiterleitung oder Nutzung dienstlicher E-Mails über private E-Mail-Konten kann gegen die DSGVO verstoßen. Ein Urteil des Oberlandesgerichts München bestätigte die fristlose Kündigung eines Vorstandsmitglieds, das vertrauliche Unternehmens-E-Mails an seinen privaten Account weitergeleitet hatte.

4. Einwilligung und Direktwerbung:
Beim Versand von E-Mails zu Werbezwecken ist eine vorherige ausdrückliche Einwilligung des Empfängers erforderlich. Das Versenden von Werbe-E-Mails ohne Einwilligung kann als Eingriff in die Privatsphäre und somit als Verstoß gegen die DSGVO gewertet werden.

5. Informationspflichten:
Unternehmen sind verpflichtet, Empfänger über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren. Es wird empfohlen, einen Link zur Datenschutzerklärung in die E-Mail-Signatur aufzunehmen, um dieser Informationspflicht nachzukommen.

Zusammenfassend erfordert die Nutzung benutzerdefinierter E-Mail-Adressen eine sorgfältige Beachtung der DSGVO-Vorgaben, insbesondere hinsichtlich der Verarbeitung, Sicherheit und Transparenz personenbezogener Daten.